Les présentes Conditions Générales de Vente (« CGV ») concernent la participation du « Partenaire » à un Evénement et/ou à un Plan média RÉPUBLIK (« l’Organisateur »).

Le logo du Partenaire sera présent sur les supports de communication de l’Evénement prévus par le devis approuvé par le Partenaire. Le Partenaire fournira à l’Organisateur, dans les délais indiqués par ce dernier, les éléments graphiques permettant de reproduire son logo.

Dans l’hypothèse où la commande inclut la mise à disposition d’un stand, son installation est réalisée selon le plan général établi par l’Organisateur, lequel évolue en fonction de l’arrivée de Partenaires. L'Organisateur se réserve donc le droit, en cas de nécessité, de changer l’organisation des espaces pour répondre aux impératifs de sécurité, à la bonne circulation des visiteurs, au contexte concurrentiel des différents Partenaires ou tout autre motif dicté par le bon déroulement de l’Evénement. Le Participant s’engage à fournir à l’Organisateur avant la date limite qui lui sera communiquée les éléments graphiques lui permettant de faire imprimer la bâche habillant la structure du stand. Au-delà de cette date, la fourniture du stand n’est pas garantie, sans que cela ne puisse modifier les conditions financières du partenariat. Le Participant s’engage à fournir le plan d’aménagement et la liste des matériels présents sur le stand deux mois avant l’Evénement. Au-delà de cette date, l’installation du stand n’est pas garantie, sans que cela ne puisse modifier les conditions financières du partenariat. Chaque Participant pourvoit lui-même au transport et à la réception de ses marchandises et matériels, en conformité avec les instructions de l’Organisateur relatives aux entrées-sorties, La décoration particulière du stand est effectuée par le Partenaire sous sa responsabilité. Elle doit respecter le plan général de décoration et la signalétique arrêtés par l’Organisateur. Pour les éventuelles réceptions sur son stand, le Partenaire doit en adapter le niveau sonore et utiliser les services du traiteur agréé par l’Organisateur. L’Organisateur décline toute responsabilité concernant les installations, matériels ou marchandises du Partenaire. Le Participant prend l’emplacement dans l’état où il le trouve et doit le laisser dans le même état. Toute détérioration des locaux ou installations causée par le Partenaire est à sa charge. Le Participant garantit à l’Organisateur que tous les supports de communication (kakémonos, roll-up, totem etc.) sont ignifugés (classés M1) et lui fournira une attestation dans les meilleurs délais et au plus tard le jour de l’Evénement. Sont interdits sous peine d’annulation de la réservation et exclusion immédiate de l’Evénement, sans indemnité ni remboursement des sommes versées ou à verser : 

 • L’hébergement non autorisé par l’Organisateur sur le stand de toute société ou personne non inscrite ou non déclarée. 

 • La sous-location gratuite ou payante, le transfert à un autre exposant. 

 • L’exposition de produits ou services dont le Partenaire ne possède pas de droits de distribution ou de représentation. 

 • La distribution de documents ou objets en dehors des limites du stand, notamment dans les allées, les entrées et sorties, sauf accord spécifique. 

 • L’affichage sauvage à l’extérieur du stand et l’utilisation de sonorisation. 

 • Le non-respect de la règlementation de sécurité du plan de prévention, du règlement propre au lieu d’exposition, ou des prescriptions des contraintes techniques (ex. hauteur de stand ;..). 

 • La vente au déballage (sauf autorisation spécifique de la Mairie ou de la Préfecture). 

 • La vente, la consommation ou la distribution d’alcool, de tabac ou de drogue. 

Et plus généralement la diffusion d'images, de textes ou de liens de directions ou de redirections, ou de tous messages ou toutes actions de quelque forme qui soit, à caractère politique ou religieux, ou contraires aux bonnes mœurs. Les exposants ne sont pas autorisés à se faire livrer des plateaux repas dans l’enceinte de l’Evénement.  

Dans l’hypothèse où la commande inclut une intervention du Partenaire pendant l’Evénement, l’Organisateur peut demander à tout moment au Partenaire d’adapter la forme et l’ordre de passage de son intervention et reste seul responsable du déroulé de l’Evénement. 

Si l’intervention inclut la projection d’une présentation, le Partenaire s’engage à fournir le fichier au plus tard 5 jours ouvrés avant l’Evénement. 

Conformément à la loi N° 78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 modifiée par la loi N° 2004-801 du 6 août 2004, et en application du RGPD (règlement général sur la protection des données) du 27 avril 2016, RÉPUBLIK s’engage à informer et respecter les volontés de chaque participant à ses événements concernant l’utilisation de leurs données personnelles. 

Dans l’hypothèse où la commande inclut la fourniture du fichier des participants, seules les coordonnées des contacts ayant autorisé la communication de leurs données personnelles seront communiquées.

Les modalités d’organisation de l’Evénement, notamment sa date, sa durée, l’emplacement où il se tiendra et le programme, seront déterminées par l’Organisateur, et peuvent être à tout moment modifiées à son initiative. En cas d’impossibilité de maintenir l’Evénement en présentiel, notamment pour des raisons sanitaires ou sociales, l’Organisateur pourra décider d'annuler l'Evénement ou de le reporter dans les mêmes conditions dans un délai maximum de douze (12) mois. En cas de report supérieur à douze (12) mois, le Partenaire pourra demander à l'Organisateur le remboursement intégral des sommes versées.  

Le paiement de 50% à la commande couvre les prestations réalisées par l'Organisateur en amont de l’Evénement et/ou du Plan média – organisation générale, sélection et réservation des prestataires et des intervenants, campagnes de communication – et est à ce titre non restituable. La réservation du stand, de l’intervention ou de la publication n’est garantie qu’une fois le paiement de l'acompte réceptionné par l’Organisateur. Le solde est payable 30 jours au plus tard avant l’Evénement ou la première campagne du Plan média. Le non-paiement du solde dans les délais impartis peut conduire l’Organisateur à exclure le Partenaire de l’Evénement, sans pour autant que cette exclusion vaille renonciation à l’encaissement du solde dû par le Partenaire. ​

 

Toute commande passée à deux mois ou moins de l’Evénement implique son paiement intégral et immédiat. Le Partenaire a la possibilité d’annuler sa participation à l’Evénement jusqu’à 3 mois avant la date de l’Evénement. Il devra adresser un courrier par lettre recommandée avec AR à l’Organisateur l’informant de son annulation, sachant que la facture de l'acompte initial reste due à l’Organisateur. Pour toute annulation parvenue ultérieurement à la date limite, le Partenaire sera redevable du montant non réglé de la commande. ​

S’agissant d’un Plan média, toute action annulée ou reportée par le client moins de 15 jours avant la date réservée est considérée comme ayant été effectuée. Le Partenaire peut reporter la réservation des campagnes jusqu’à 6 mois à compter de la signature du devis. Au-delà, les actions non exécutées sont perdues et le solde du plan devient facturable. 

Tout retard de paiement pourra entraîner l'exigibilité de l’indemnité légale pour frais de recouvrement de 40 € et l'application de pénalités de retard calculées sur la base du taux d’intérêt légal augmenté de 5%.  

L’Organisateur est assuré en Responsabilité Civile Organisateur. Le Partenaire garantit qu’il est couvert en assurance « Tous Risques Exposition » couvrant les risques tels que le vol et la détérioration de leur matériel et du matériel qui leur a été confié, tant pendant le transport, le montage, le démontage, les heures d’ouverture et de fermeture de l’Evénement.  

Toute difficulté d’interprétation ou d’exécution des présentes devra faire l’objet d’une concertation amiable. Dans le cas où aucun accord ne serait trouvé, le différend sera tranché par les juridictions compétentes à Nanterre.